Любой бизнес напоминает дырявое ведро. Да-да, и ваш бизнес – не исключение. Хорошо если мы успеваем заполнять это ведро быстрее, чем из него выливается. Иными словами, если поток заказов, а вместе с ним — и доходов, превышает наши расходы.
И проблема даже не в том, что эти дырки есть. Всё-таки расходы – это часть всякого дела. Но одно дело – набрать воды для борща, и совсем другое – оставить кран не закрытым.
Позвольте задать вам несколько простых вопросов о вашей проектной деятельности за прошлый год.
- Сдачу скольких проектов, заказов, работ вы просрочили за это время?
- Сколько вам пришлось (или ещё придётся) заплатить заказчикам за эти просрочки по условиям ваших договоров?
- Сколько заказов и на какую сумму вы недополучите, попав в чёрные списки недобросовестных подрядчиков?
- Сколько проектов вы недооценили по срокам и трудоёмкости до того, как подписывали договора и техзадания? И к какому совокупному перерасходу привела эта недооценка?
- В какую сумму вам обошлись дополнительные доработки по проектам, которые не были учтены в ваших сметах и договорах?
- Сколько часов ваши сотрудники действительно занимались делом, а за какое количество времени компания заплатила «просто так»?
- От скольких заказов вам пришлось отказаться, потому что некогда было ими заняться, некому их поручить?
Как видите, вопросы сугубо про деньги, потому что в конечном счёте всякое дело делается только при наличии денег.
И снова – проблема не в том, что эти суммы сильно и неприятно отличаются от нуля, а в том, что вы, возможно, просто не можете сказать, сколько именно вы теряете. И если действительно не можете, то проектного управления у вас нет. Хотя, конечно, да – люди работают, и все специалисты отличные, и заказы сдаются. Вот только этих презренных денег почему-то всё время мало…
И начинается проектное управление, конечно, не с покупки дорогостоящих программных систем, а с вашего желания, во-первых, считать расходы, а во-вторых, уменьшать расходы. Про доходы — тоже важно, но мы сейчас не об этом.
Когда есть критерии оценки, когда мы знаем, что хотим измерять и улучшать — вот только тогда надо искать решение этой задачи. Причём решение удобное, экономичное, которое подходит именно для вашей организации и которое можно внедрить быстро и просто.
Выбор и внедрение системы управления проектами – это тоже проект. Сейчас обратим внимание только на одну его часть: по каким критериям выбирать из того, что вам предлагает рынок. Вот достаточно полный список того, что стоит оценивать и сравнивать:
- Соответствие новой системы обязательным критериям, без которых она просто не нужна.
- Возможности системы в ключе целей внедрения (иногда если одна система умеет меньше, чем другая – это даже лучше)
- Стоимость лицензий
— на сам продукт
— на дополнительное программное обеспечение, без которого, как внезапно оказалось, не обойтись (скрытые расходы)
- Стоимость первичной адаптации и интеграции (любой новый инструмент надо встраивать в уже имеющуюся систему)
- Издержки на перенос данных в новую систему (новый инструмент часто замещает собой старый)
- Скорость и стоимость обучения работе в новой системе, по новым правилам
- Издержки на ежедневную работу в новой системе (как быстро новый инструмент позволяет решать задачи)
Мы не роботы, мы не логичны насквозь. Мы поддаёмся очарованию, убеждению, красивой картинке – и это нормально. Даже отлично, что есть красивые картинки, на которые хочется поддаваться! Но когда мы пересчитываем годовую прибыль – как же приятно, что в этот раз в дырявом ведре осело чуть больше, чем год назад.
